SeaSeatrade kan weer navigeren met moderne rapportage-software

trade Groningen gebruikt SAP BusinessObjects om allerlei inzichten te genereren op basis van financiële informatie uit Unit4 Financials en andere bedrijfssystemen. De versie die de koel- en vriesvaart reder gebruikte, was meer dan vijftien jaar oud. Voor IT-begrippen was het systeem antiek. Solmate hielp Seatrade bij de overstap naar een nieuwe, moderne versie van SAP BusinessObjects.

Seatrade Groningen behoort tot de grootste koel- en vriesvaartrederijen van de wereld. Ze verzorgen het volledige Scheepsmanagement van een schip. Dagelijks bevaren gespecialiseerde schepen van Seatrade de wereldzeeën om bederfelijke waar onder de meest optimale temperatuur van haven naar haven te vervoeren. “Dat is heel specialistisch werk”, legt Manager Finance & Accounting Ruud Stuursma uit. “Een banaan gaat groen op het schip en moet bij voorkeur ook groen in de winkel komen. Een temperatuurverschil van een tiende graad kan tijdens de reis het verschil maken gedurende het rijpingsproces tussen een groene en een gele banaan.”

Seatrade Groningen verzorgt op dit moment het scheepsmanagement van 52 schepen. Dit zijn grotendeels eigen schepen en nog een aantal schepen van buitenlandse eigenaren uit bv. Japan en Italië. Daarnaast verzorgt het ook nog de crew voor een aantal schepen van derden. In maart van dit jaar bereikte het bedrijf een volgende mijlpaal en bestond het bedrijf zeventig jaar.

Seatrade werkt al meer dan twintig jaar met Unit4 Financials en voorganger Coda. In de aanloop naar de millenniumwissel verruilde Seatrade de toenmalige financiële oplossing voor Coda. De oude oplossing bleek vatbaar voor de gevreesde millenniumbug. Voor het maken van rapportages op basis van de gegevens in Coda koos Seatrade voor BusinessObjects (BO).

Drag & drop

De rapportage-oplossing groeide de afgelopen twintig jaar uit tot een belangrijke bron van inzicht en informatie voor Seatrade. “Wij hebben veel behoefte aan allerlei rapportages”, vertelt Stuursma. “Wat ons destijds aansprak, was de directe en gebruiksvriendelijke benadering van BO. De software is eenvoudig te gebruiken. Rapportages bouwen is een kwestie van drag & drop. We gebruiken allerlei rapporten. Van een simpel mutatieoverzicht tot cashflow overviews en lijsten van openstaande posten. We gebruiken BO bijvoorbeeld ook om vlot in beeld te krijgen welke ruimte we nog hebben binnen de werkkostenregeling.”

Wanneer iemand in de organisatie bepaalde inzichten nodig heeft, staat het team van Stuursma klaar. “Als wij het van toegevoegde waarde vinden, gaan we het bouwen.” Het belangrijkste rapport waar Stuursma BO voor gebruikt is de kwartaalrapportage die hij aan het begin van deze eeuw samen met automatiseerder CMG bouwde. Die twintig jaar oude rapportage is nog altijd in gebruik. “Het is een heel duidelijk rapport waar iedereen nog altijd blij van wordt. Alles wat we nodig hebben zit erin.”

Bypasses en noodverbandjes

De afgelopen twee decennia kon Seatrade vrijwel alle rapportagevragen beantwoorden met BO. Bij elke upgrade van Coda en later Unit4 Financials leek het erop dat BO het niet zou redden. “We hebben het vijf versies volgehouden. Steeds wisten we de software werkend te houden. Er waren wel steeds meer bypasses en noodverbandjes nodig.”

De software werd ondertussen niet meer ondersteund. De reden om niet te upgraden was vooral een praktische. De complexiteit onder de motorkap is enorm. Iedere boot van Seatrade kun je zien als een drijvend bedrijfsverzamelgebouw. De rapportages van Stuursma bevatten dan ook gegevens die afkomstig zijn van ruim 150 verschillende entiteiten. Daarnaast is het systeem nauw verweven en verbonden met het door Seatrade zelf gebouwde en geprogrammeerde Vessel Information System (VIS) waarmee de reder de gehele vloot beheert.

Bij de upgrade van Unit4 Financials 12 naar versie 14 besloot Stuursma om de BO-omgeving na al die jaren ook te vernieuwen.

Het risico dat een van de noodverbandjes los zou schieten en cruciale rapportages niet meer zouden werken, werd te groot. Bovendien liet de performance van het systeem ook steeds meer te wensen over. De reder riep voor deze upgrade de hulp van Solmate in. Solmate is zowel thuis in Unit4 Financials als in SAP BusinessObjects, zoals het pakket inmiddels was gaan heten. De overstap naar een nieuwe, moderne BO-omgeving hield niet alleen in dat er nieuwe software geïnstalleerd moest worden. Ook moesten alle rapportages omgezet worden naar de nieuwe omgeving. De grote bulk van de rapporten kon bijna een-op–een over naar het nieuwe systeem. De bedrijfskritische kwartaalrapportage verdiende wat meer aandacht.

Persoonlijke aanpak

De eerste maanden van 2021 draaide de nieuwe en de oude versie van SAP BusinessObjects gebroederlijk naast elkaar. Stuursma wilde schaduwdraaien om te kijken of de resultaten uit het oude en nieuwe systeem écht honderd procent overeenkwamen. Inmiddels is ook de op Curaçao gevestigde moedermaatschappij van Seatrade met hulp van Solmate overgestapt naar SAP BusinessObjects. Solmate zorgde voor voldoende kennisoverdracht zodat dat Stuursma en zijn collega’s ook nu weer zelfstandig rapportages kunnen bouwen.

"Solmate zorgt voor continuïteit”

Ruud Stuursma - Manager Finance & Accounting

“Wij zijn blij met Solmate”, zegt Stuursma. “Natuurlijk moet de prijs kloppen, maar er moet óók een klik zijn. Bij Solmate klopt het gevoel. Wat me bijvoorbeeld aanspreekt, is de persoonlijke aanpak. Als ik een vraag heb, kan ik gewoon de telefoon pakken en krijg ik vlot antwoord. Bij sommige bedrijven moet je voor de meest eenvoudige vragen een ticket aanmaken. Niets ten nadele van grote sof

twarebedrijven, maar mensen switchen daar zo vaak dat je geen band opbouwt. Solmate zorgt voor continuïteit.”

Foto:  Ruud Stuursma - Manager Finance & Accounting Seatrade