Maak je gebruik van Unit4 Financials by Coda of Unit4 ERP(x)? Dan raden we een koppeling aan met eConnect, die het mogelijk maakt om over te stappen op e-facturatie. Dit zorgt ervoor dat je bijna geen handmatig werk meer hebt aan je crediteuren facturen. Dubbelingen worden vanzelf uit het systeem gefilterd, spookfacturen komen niet meer voor en de foutmarge is nihil. Solmate kan je helpen met het verkrijgen van deze koppeling en het optimaal inrichten en in gebruik nemen van e-facturatie binnen Unit4 Financials/ERP.
In een rapport van de Rijksoverheid worden het gemak en de tijdsbesparing die e-facturen opleveren uiteengezet. In deze blog belichten we zeven redenen waarom we e-facturatie aanraden, onderbouwd met feiten uit dit rapport.
Wat houdt e-facturatie precies in?
E-facturatie staat voor elektronische facturatie. Hierbij heb je een digitaal bestand (waar pdf niet onder valt), waarbij de gegevens altijd op een vaste plaats staan en een eigen betekenis hebben. Deze bestanden worden als elektronische berichten verstuurd. Bij de ontvanger wordt de factuur automatisch ingeboekt, betaald via de bank en in de administratie afgeletterd.
Als je e-facturen verstuurt of verwerkt, krijg je te maken met Peppol. Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. Het is een digitale infrastructuur met vaste afspraken die elektronische gegevens uitwisselt. Hieronder vind je een korte introductievideo over de werkwijze van Peppol.
Met een e-factuur moeten de systemen van de verzender en ontvanger aan elkaar verbonden zijn. Met de module e-Invoicing, die Unit4 ontsloten heeft op de API van eConnect, kun je inkoopfacturen hybride verwerken en veilig e-facturen verzenden naar overheden en andere organisaties.
Systemen als Peppol en de e-facturatiemodule moeten van tevoren optimaal worden ingericht. Daar kan Solmate je in ondersteunen. Het klinkt misschien als veel werk, maar de resultaten liegen er niet om. Het levert uiteindelijk veel meer snelheid, precisie én geld op. De 7 redenen om dit te implementeren lees je hieronder.
1. E-facturen leveren financiële voordelen op
Bij een analoge of pdf-factuur moet de ontvangende partij iedere keer verschillende handelingen uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan het openen van een envelop of het omzetten van een pdf. In opdracht van de Rijksoverheid is uitgezocht hoelang de handelingen gemiddeld duren. In de afbeelding hieronder vind je de bevindingen. Een e-factuur is in vijf minuten verwerkt, terwijl je bij een analoge factuur in sommige gevallen wel 30 minuten nodig hebt om deze te verwerken.
E-facturen besparen per factuur dus soms wel 25 minuten. Als je meerdere facturen per dag verwerkt, levert dat erg veel tijdswinst op. Dat betekent lagere kosten voor de ontvanger en verzender. E-facturen leveren zo financiële voordelen op ten opzichte van analoge of pdf-facturen.
2. E-facturen vergroten de betrouwbaarheid en efficiency
Handmatige handelingen zijn erg foutgevoelig. Zo kan een fout in een ordernummer of het dubbel versturen van een factuur veel extra werk opleveren. Ook moeten bestanden gecontroleerd worden als je deze overzet van het ene systeem naar het andere. Het gevolg? Facturen die (te) laat, verkeerd of niet betaald worden.
Met e-facturatie worden de facturen automatisch opgesteld én gecontroleerd. Het systeem haalt foutjes, hoe klein ook, er direct tussenuit. Zo zijn er minder correcties nodig en is de factuur sneller verwerkt.
3. E-facturen zijn minder fraudegevoelig
Analoge en pdf-facturen kunnen fraudegevoelig zijn. Zo is er maar één iemand nodig die de post onderschept en loop je direct het risico dat je spookfacturen krijgt. Bij spookfacturen worden facturen dubbel verzonden, krijg je een factuur waar geen tegenprestatie voor is geleverd of is een factuur vervalst. Met handmatige verwerking is de kans groter dat fouten niet worden opgemerkt.
E-facturen worden aan de voorkant van het proces al gecontroleerd. De verzendende en ontvangende partij moeten bijvoorbeeld geregistreerd staan bij een Access Point. Deze Access Points hebben de verplichting tijdens het aansluiten van een leverancier/ontvanger om deze te controleren of ze zijn wie ze zeggen te zijn (Know Your Customer). Daarnaast gebruiken beide partijen (Access Points) een beveiligde verbinding en wordt de e-factuur gecontroleerd op IBAN, btw-nummer en KvK-nummer.
4. E-facturen zijn makkelijker om te controleren
Het handmatig controleren van facturen kost veel tijd. Dit begint al bij Finance die de gegevens handmatig overneemt in het financiële systeem. Daarna begint de accorderingsreis van de factuur. Als dit nog op papier plaatsvindt, kan het niet tegelijkertijd en kost het dus veel waardevolle uurtjes. Hoe vaak komt het voor dat de betalingstermijn dan al verstreken is en je geen gebruik meer kon maken van de vroege betalingskorting?
Door het proces te digitaliseren, hoef je de facturen niet langer handmatig te doorlopen. Dat is eigenlijk alleen nog nodig als het systeem een (fout)melding geeft, zoals een ordernummer dat niet overeenkomt. Dat scheelt weer tijd. De crediteurenadministratie kan de factuur direct coderen, bijvoorbeeld met een kostenplaats en btw-code. Vervolgens gaat de factuur rond in de organisatie en wordt hij door de budgethouder(s) geaccordeerd. Dit kan door de digitalisering wél gelijktijdig plaatsvinden. Nadat dit gebeurd is, vindt de betaling plaats.
5. Innovatie wordt gestimuleerd
Door e-facturatie wordt verdere ontwikkeling van elektronische inkoop gestimuleerd. Het levert bijvoorbeeld gestructureerde data op die je als bedrijf breder kan gebruiken voor data-analyses en vergelijkingen. Hiermee stimuleert e-facturering het gebruik van data in de bedrijfsvoering met sturingsinformatie en management dashboards.
6. Automatisering zorgt voor een verschuiving in werkgelegenheid
Zoals we eerder al omschreven, is het verwerken van digitale of pdf-facturen erg arbeidsintensief. Het invoeren, verwerken en routeren van inkomende facturen neemt de nodige arbeidsuren in beslag. Door de facturen te automatiseren, worden bepaalde handelingen anders ingericht. Zo kan er meer aandacht worden besteed aan analyses of foutoplossingen. Dat zorgt voor een andere inrichting van het huidige werk.
7. Digitalisering van facturen is duurzaam
Het versturen van een elektronische factuur is tot slot duurzaam voor onze planeet. Zo heb je geen traditionele uitdraai op papier, postzegel en envelop meer nodig. Door facturen digitaal te versturen, heb je minder papierwerk en afval.
Daarnaast is het werk met e-facturen ook duurzamer te verrichten. Medewerkers hoeven geen repeterende handelingen te doen en kunnen zich meer op de inhoud focussen. Facturen raken niet langer zoek en kosten worden bespaard doordat alleen de juiste facturen worden betaald. Zo is de digitalisering ook duurzaam voor het bedrijf.
Als je nog niet volledig klaar bent voor inkomende e-facturen en nog pdf-facturen krijgt via de mail, dan kunnen we deze ook omzetten naar een e-factuur. Dit gebeurt met zelflerende software en OCR techniek en houdt in dat je alleen de pdf-facturen doorzet en de Solmate eConnect oplossing levert de factuur aan in Unit4 Financials/ERP.
Inrichting van e-facturatie in Unit4 Financials/ERP(x)
E-facturatie is een snelle, relatief goedkope en makkelijke manier om facturen te versturen en ontvangen. Fouten worden niet of nauwelijks gemaakt door het systeem, waardoor de kostbare tijd van een medewerker beter kan worden geïnvesteerd.
Wil jij ook graag aan de slag met e-facturen? Solmate biedt in samenwerking met eConnect de oplossing binnen Unit4 Financials en Unit4 ERP. We kunnen je helpen om de functionaliteiten optimaal in gebruik te nemen. Wil je meer weten over de mogelijkheden? Neem dan contact met ons op.
