Jouw organisatie heeft gekozen voor een nieuw financieel pakket en de keuze is gevallen op een ERP-systeem. Doelstelling? Check. Projectteam samengesteld? Check. Scope en deadlines? Check. Met enthousiasme ga je aan de slag. Na een tijdje merk je dat de implementatie stagneert, ondanks al je goede voorbereidingen.
Hoe kan dit? En wat kun je doen om dit te voorkomen en het project weer op de rit te krijgen? In een aantal blogs neem ik je mee door de verschillende implementatiefases van een ERP-project en laat ik je zien welke hobbels en valkuilen je tegen kunt komen. En belangrijker nog: hoe je deze ontwijkt of overwint.
Klaar voor de start? Go!
De start van het ERP-project start al ruim voor de daadwerkelijke implementatie. Je brengt het pakket van eisen en wensen in kaart, beoordeelt de verschillende aanbiedingen en kiest dan voor het pakket dat het beste bij jullie past.
Dan is het zover: de keuze is gevallen op het ERP-systeem van Unit4. Een toekomstbestendig financieel systeem dat in de nieuwste functionaliteiten en innovaties voorziet. Het project kan opgestart worden, je zet de puntjes op de i van het implementatieplan en je stelt het projectteam samen.
Vorm een sterk ERP-projectteam
Een belangrijke schakel voor de implementatie is het projectteam. Deze bestaat uit een representatieve afspiegeling van jouw organisatie met ieder eigen verantwoordelijkheden en expertise. Zo zorg je ervoor dat alle disciplines gedurende de implementatie vertegenwoordigd zijn.
Met een sterk projectteam zorg je voor draagvlak binnen je gehele organisatie. Elke medewerker heeft een aanspreekpunt in de vorm van een directe collega, wat de lijnen kort en laagdrempelig houdt.
Officiële ERP-kick-off
Een gezamenlijke kick-off is het officiële startsein voor het project. Er vinden vervolgens meerdere inhoudelijke sessies plaats en samen met de consultants gaan jullie aan de slag. Een spannende tijd volgt, waarbij inhoudelijke workshops en inrichtingsvraagstukken elkaar rap opvolgen. De eerste deadlines die jullie hebben gesteld komen in zicht…
Hobbels en valkuilen
In het oude pakket kon je je weg goed vinden en voelde je je als een vis in het water. Het voelt onwennig om je werkzaamheden te vertalen naar het nieuwe systeem en de nieuwe inrichting en termen maken het uitdagend. Dat neemt niet weg dat de deadline van het project nadert en dat de inrichtingskeuzes die je nu maakt effect hebben op de hele organisatie.
“Tijdens implementaties ervaar ik dat het voor organisaties lastig is om de omschakeling van oud naar nieuw te maken. Dat is logisch, de medewerkers zitten nog vol met hun hoofd in het oude pakket en hoogst waarschijnlijk ook nog in hun dagelijkse werkzaamheden”
Ondanks dat je organisatie zich goed heeft voorbereid kom je gedurende het traject valkuilen en hobbels tegen. Deze zijn verzameld in een reeks van blogs;
- Verandering kost tijd
- De rode draad
- Een aangehaakte organisatie
- Trainen
- Test
- Live
- Rapportage
Ga de implementatie-uitdaging aan
In de volgende blog lees je over de eerste valkuil: 'Verandering kost tijd'.
