Jouw organisatie heeft gekozen voor een nieuw financieel pakket en de keuze is gevallen op een ERP-systeem. In het vorige item ‘ontwijk deze valkuilen bij de implementatie van ERP-systeem’ deelde ik dat een goede basis voor jouw implementatie essentieel is. In deze blog neem ik je mee in de valkuil ‘verandering kost tijd’ en belangrijker nog: hoe je deze ontwijkt of overwint.
In de implementatiefase krijgen medewerkers te maken met andere terminologie, werk- en denkwijzen in een zeer kort tijdsbestek. Het begrijpen en omzetten van deze informatie is een tijdrovende klus. Wanneer jouw medewerker daarbij niet of onvoldoende is vrijgespeeld voor het project dan val je in één van de implementatievalkuilen.
Houd rekening met de complexiteit
Het startsein is gegeven en het interne projectteam is er klaar voor. In het implementatieplan lees je zaken, zoals de werkdruk per team, de planning en wat er op je af komt. De gemiddelde inzet valt gelukkig mee. Er vinden workshops plaats, voldoende contactmomenten met de consultants en ergens over een maand moeten zaken zoals een rekeningschema worden opgeleverd. Je bent goed op weg en je weet wat er wanneer van je verwacht wordt. So far so good.
Tijdens de workshops wordt er gesproken over attributen, projecten, dimensies, taakvelden en allerlei relaties die ervoor zorgen dat de juiste informatie aan elkaar gekoppeld wordt. Het klinkt logisch, alleen nu alles bij elkaar komt is het ineens wel heel erg veel en complex.
Deze veranderingen kosten tijd en energie. Misschien wel meer dan waar je nu rekening mee houdt. Hoe stap je over deze valkuil heen, of hoe klim je eruit? Ik geef hieronder 3 aandachtspunten.
Aandachtspunt 1: Investeer in beschikbaarheid
Jouw organisatie gaat in korte tijd een grote en belangrijke wijziging doorvoeren. In het implementatieplan heb je onder andere de werkdruk per team, de verwachtingen en een planning opgenomen. Op basis daarvan zijn haalbare deadlines opgesteld.
In de praktijk zie ik vaak dat de medewerkers, naast projectwerkzaamheden, nog volop actief zijn in de dagelijkse werkzaamheden. Naarmate het project vordert merk je dat het steeds lastiger wordt om deze te combineren. Dit heeft een negatief effect op de medewerker en de voortgang van het project. Investeren in beschikbaarheid gedurende de hele periode van de implementatie is dus geen overbodige luxe.
Aandachtspunt 2: Het leren van een nieuwe taal kost tijd
Het nieuwe programma werkt met andere termen. Het vertalen van terminologie in het oude pakket naar het nieuwe systeem is onzichtbaar werk, maar het moet evengoed gebeuren. Het leren spreken en begrijpen van een nieuwe taal kost tijd en inzet, zo ook de taal van een nieuw ERP-systeem. De gezamenlijke uitvoering met de leden van het project helpt hierbij en daarnaast is het wijs om een sparringpartner in te schakelen. Deze neemt jou mee in de taal, de mogelijkheden en ondersteunt de organisatie bij vragen.
Aandachtspunt 3: Zoek ondersteuning bij inrichtingskeuzes
De projectleden sparren regelmatig met hun afdeling over de inrichtingskeuzes en zonder voldoende taalkennis is communicatie lastig. Het is waardevol om hierin ondersteuning te zoeken, om dit onderdeel van het implementatieproces te versnellen.
De consultants van Solmate weten waar jij tegenaan loopt en bieden hierbij de juiste ondersteuning. Zij zijn zowel ervaren in het nieuwe systeem als in jouw type organisatie. Daarbij kennen zij ook de diverse pakketten in de markt. Wist je bijvoorbeeld dat wij zowel ervaring hebben met Unit4 Financials by Coda, Centric, Key2Financiën, Decade en Unit4 ERP(x)? We spreken jouw taal en dat vereenvoudigt het omdenken naar de nieuwe situatie.
Welke implementatievalkuilen kun je voorkomen?
Hoe goed jouw organisatie zich ook voorbereidt, er komen gedurende dit traject een aantal uitdagingen op je pad. Hoe overwin je deze en behaal je jouw gewenste resultaat? In een reeks van blogs neem ik je mee in een implementatietraject van het Unit4 ERP(x) systeem.
In de volgende blog lees je over: ‘de rode draad’.
