Het ERP-systeem kan live! Dit moment is altijd één groot feest. Maar voordat het zover is, gaat er veel en hard werk aan vooraf. Voorkom dat je na dit traject te snel begint aan de Go-Live, want ook de puntjes op de i zijn noodzakelijk voor een succesvolle implementatie.
Mijn eerste blogs over Unit4 ERP gaven vooral een inkijkje in het systeem. Eén blog had als onderwerp ‘van implementeren naar beheren’ en beschreef de veranderde situatie voor applicatiebeheerders en organisatie ná de implementatie, wanneer het (weer) business as usual wordt. Maar voordat je over kunt gaan tot beheren, vindt er nog een belangrijk omslagpunt plaats: de go-live.
Laatste weken = laatste controles
De laatste weken van de implementatie staan in het teken van de laatste conversies en validatie van de inrichting. In deze afsluitende fase neemt de organisatie het voortouw, waar voorheen vooral het implementatie-team aan de bal was.
Ook is dit hét moment om eventuele (eenvoudige) wijzigingen aan te brengen in bijvoorbeeld het rekeningschema, de rekeningregels of de gekozen projectstructuur. Goede communicatie tussen het implementatieteam en de organisatie wordt vanaf nu nog belangrijker. Workflows zijn in principe in de laatste testfase goedgekeurd door de organisatie, wat overblijft is een controle of de laatste wijzingen mee zijn gekomen in de definitieve productieomgeving.
Ook staat deze periode in het teken van een controle van de inrichting door key-users. Denk aan de aanwezigheid van attributen en attribuutwaarden en een juiste inrichting van de flexi-velden die overeen zijn gekomen met het implementatieteam.
Daarnaast is er vaak extra aandacht voor de inrichting van de rollen en rechten. Dit is bij uitstek een taak voor de nieuwe applicatiebeheerders in combinatie met de juiste key-users. We hebben het hier over zowel de geregelde menu-toegang tot het systeem, als de uitgedeelde workflow-rollen en datacontrole. Vaak onderbelicht, maar zeer belangrijk. Zonder de juiste rollen en rechten is het voor eindgebruikers onmogelijk om het systeem probleemloos te gebruiken.
Laatste voorbereidingen
Wanneer de laatste controles voltooid zijn, volgen de laatste voorbereidingen van de Go-Live. Dit is een taak die over het algemeen bij de applicatiebeheerders van de organisatie zelf ligt. Denk hierbij aan:
- het aanzetten van de ingerichte ‘gebeurtenisinstelling’ (intell-agent)
- het aanzetten van geplande rapporten/processen
- het laten aansluiten van het startnummer (bij automatische nummering van stamgegevens) op het laatst geconverteerde nummer
- het afsluiten van validatie accounts, inrichtingsaccounts en/of testaccounts
- het beperken van de rechten van key-users tot de rollen en rechten die écht nodig zijn voor hun reguliere werkzaamheden na Go-Live
Zijn we klaar?
Wanneer bovenstaande controles en voorbereidingen hebben plaatsgevonden en het systeem gereed is bevonden door de organisatie is het werk gedaan en de implementatie afgerond. De tijd is gekomen om live te gaan met Unit4 ERP!
De boekingsrondes worden opengezet en de eindgebruikers worden geïnformeerd. Dit is hét moment om met het projectteam de taart aan te snijden en het succes te vieren. Na dit feestelijke moment breekt meestal nog eenmaal een drukkere periode aan voor de organisatie, wanneer alle facetten van het systeem in gebruik worden genomen, waarna iedereen langzaam zijn weg vind en alles weer normaliseert.
Benieuwd wat wij kunnen betekenen bij de inrichting van de software?
Neem dan gerust contact met ons op via onderstaande button.
