Unit4 Enterprise Resource Planning (Unit4 ERP) is een zeer complete ERP-oplossing. De focus ligt op financieel beheer, maar het heeft ook nog talloze andere mogelijkheden. Als je al Unit4 Financials gebruikt, dan zal je opvallen dat dit programma gebruikmaakt van attributen en rekeningregels. Deze onderdelen hebben we in de eerdere blogs uitgebreid toegelicht. Waar ik nu op in wil gaan zijn de relaties binnen rekeningregels. Deze heb je nodig om rekeningregels automatisch aan te vullen en te valideren. Maar wat zijn relaties precies en hoe belangrijk zijn deze?
Relaties zijn een bouwsteen
Relaties vormen één van de vier bouwstenen van Unit4 ERP. De andere zijn attributen, rekeningregels en rapportages. Attributen kunnen gezien worden als losse bouwstenen waar Unit4 ERP uit bestaat en relaties zijn het cement. Er zijn drie typen relaties: directe, indirecte en systeemrelaties. Systeemrelaties zijn verbindingen tussen systeemattributen, die standaard meegeleverd worden met Unit4 ERP.
Directe relaties
Een relatie zorgt dus voor de verbinding tussen attributen. Een directe relatie kan gebruikt worden om als ‘eigenaar’ te dienen van een andere attribuut. Gegevens worden binnen rekeningregels dan automatisch aangevuld. Zoals benoemd in deze blog kunnen directe relaties het invoeren van transacties eenvoudiger en sneller maken.
Indirecte relaties
Een indirecte relatie is net als bij een directe relatie ook een verbinding tussen twee attributen. Echter, deze verbinding is veel flexibeler. De ene attribuut is hier niet automatisch de ‘eigenaar’ van een andere attribuut. Indirecte relaties worden veel meer gebruikt dan directe relaties, waarbij ze ook in veel meer contexten toepasbaar zijn. Attributen kunnen indirect verbonden worden met meerdere andere attributen. Dit geeft Unit4 ERP een grote mate van flexibiliteit. Indirecte relaties kunnen eenvoudig aangepast worden wanneer de organisatie verandert, en zijn dus geschikt om mee te groeien met de organisatie. Een interessant voorbeeld van een toepassing voor indirecte relaties is het maken van een organogram.
In de praktijk
Stel: je wilt een organisatiestructuur opzetten in Unit4 ERP. Je wilt bijvoorbeeld medewerkers toekennen aan een standaard kostenplaats en aan een vaste manager. Dit is heel makkelijk te realiseren door op het attribuut ‘medewerker’ de relaties ‘kostenplaats’ en ‘manager’ te definiëren. Hierdoor kan een medewerker aan zowel een manager als een kostenplaats gekoppeld worden.
Waar dit handig voor kan zijn? Bijvoorbeeld voor het goedkeuren van declaraties. Een medewerker kan een declaratie indienen en deze kan door de workflow automatisch doorgestuurd worden naar de manager die vervolgens een pop-up krijgt met de declaratie.
Dit is een voorbeeld van een indirecte relatie tussen een medewerker en een kostenplaats of manager. Een voorbeeld van een directe relatie is gegeven in de vorige blog over rekeningregels. Het attribuut ‘medewerker’ is eigenaar van het attribuut GSM en als ‘automatisch aanvullen’ aangevinkt is, kan dit het invoeren van transacties vereenvoudigen.
Het laatste voorbeeld heeft betrekking op het grootboekschema: om het grootboekschema goed in UBW weer te geven, kan er ook gewerkt worden met relaties. Het grootboekschema is opgesplitst in drie niveaus, waarbij op niveau drie de relatie gelegd wordt met het rekenschema. Ter illustratie:
In bovenstaand deel van het grootboekrekeningschema is de volgende indeling gemaakt:
- Niveau 1 = ACT Activa
- Niveau 2 = 00 Vaste activa
- Niveau 3 = 000 Immateriële vaste activa
Grootboeknummers 0015 en 0020 worden met een relatie verbonden aan niveau 3. Door de relaties tussen niveau 3, 2 en 1 kan daardoor de structuur in rapportages gerealiseerd worden. Een hele mooie toepassing!
Belang relaties
Zonder het gebruik van relaties zouden bovenstaande voorbeelden niet mogelijk zijn. Dit zijn slechts enkele eenvoudige opties, maar geven wel een beeld van wat er met relaties mogelijk is in Unit4 ERP.
Serie blogs over Unit4 ERP
Als het goed is heb je nu een goed beeld van relaties binnen Unit4 ERP. Dit was de derde blog van de serie over deze software. De eerste blog gaf een introductie over Unit4 ERP en de tweede blog ging in op rekeningregels. In een volgende blog geef ik toelichting op de workflow binnen Unit4 ERP.
Benieuwd? Hou deze nieuwsbrief of onze blog in de gaten.
