Jouw organisatie heeft gekozen voor een nieuw financieel pakket: een ERP-systeem. In een vorige blog ‘houd de organisatie aangehaakt’ heb ik het belang van verandermanagement benadrukt. In deze blog bespreek ik een andere veelvoorkomende valkuil, namelijk de aanpak van training in aanloop naar de livegang. Een opleidingsplan en effectieve kennisoverdracht zijn essentieel om ervoor te zorgen dat jouw medewerkers het nieuwe systeem optimaal gaan inzetten.
Kennisdeling vindt gedurende de gehele implementatie plaats, van de eerste kennismaking met het systeem en workshops tot vakinhoudelijke trainingen. Deze trainingen worden op verschillende manieren aangeboden: een deel door consultants en de eindgebruikers via een train-the-trainer methodiek. Verschillende combinaties zijn mogelijk, afhankelijk van de voorkeur van jouw organisatie. Het opleidingsplan beschrijft duidelijk de doelgroepen, tijdstippen en onderwerpen.
Waar zit dan de valkuil? Deze ontstaat wanneer er te veel vertrouwen wordt gesteld in het opleidingsplan en de diverse trainingsmethoden zonder rekening te houden met de individuele leerbehoeften en de noodzaak van herhaling en voortdurende ondersteuning.
De illusie van voorbereiding
Stel: je bent een medewerker op de financiële administratie en er staat een training debiteuren voor je ingepland. Gedurende de implementatie heb je al het een en ander meegekregen van de collega's uit het projectteam, interne informatiebijeenkomsten bijgewoond en informatie gelezen op het intranet. Nu is het moment aangebroken voor de daadwerkelijke training. De trainer neemt je mee in de procesinrichting en de werking hiervan. Om ervaring op te doen, voer je zelf opdrachten uit in het nieuwe systeem. Je ontvangt een handleiding en voelt je enigszins voorbereid om met het nieuwe systeem aan de slag te gaan.
Toch blijft er een gevoel van onzekerheid. Je hebt niet alle vragen kunnen stellen, en sommige onderdelen werkten niet zoals verwacht. Gelukkig weet je dat jouw collega’s uit het projectteam beschikbaar zijn voor aanvullende training als dat nodig is. Maar is dit een realistische gedachte? Jouw medewerkers kennen het huidige pakket en proces als hun broekzak. In het nieuwe ERP-systeem moeten zij opnieuw beginnen.
Hoe stap je over deze valkuil of klim je weer uit?
De trainingsbehoefte en adoptie verschillen sterk per persoon. Terwijl de één na één keer zien zijn of haar weg al kan vinden, heeft de ander baat bij een één-op-één sessie om de informatie goed te kunnen verwerken. Daarnaast kun je te maken krijgen met medewerkers die vasthouden aan het bekende en het nieuwe systeem met argwaan bekijken, het zogenaamde ‘vroeger was alles beter’-gedrag. Dit zijn slechts enkele voorbeelden van uitdagingen die je kunt tegenkomen. Het is essentieel om collega’s actief mee te nemen in het proces, de juiste trainingsmethoden te vinden en kennis goed te borgen voor een succesvolle start. Hierdoor verhoog je de kans op een soepele overgang en een efficiënte adoptie van het nieuwe systeem.
Tips voor effectieve training
- Tip 1: kies het juiste moment
Zorg dat je bewust het moment van trainen kiest, zodat kennis tijdig wordt opgedaan en er snel gestart kan worden met de werkzaamheden. Door training dicht bij de livegang te plannen, blijft de opgedane kennis vers in het geheugen van de medewerkers. Dit verhoogt de kans dat zij de nieuwe informatie effectief kunnen toepassen in hun dagelijkse werkzaamheden.
- Tip 2: de kracht van herhaling
Herhaling is cruciaal voor succesvolle kennisoverdracht. Plan opfrissessies of inloopsessies met relevante onderwerpen en praktijkvoorbeelden. Deze herhalingen helpen medewerkers om hun kennis te consolideren en vragen te stellen die ze misschien niet eerder hadden. Regelmatige herhalingssessies zorgen ervoor dat medewerkers zich zekerder voelen en het nieuwe systeem sneller onder de knie krijgen.
- Tip 3: maak korte stappenplannen
Maak korte, duidelijke stappenplannen die voortkomen uit de uitgebreide handleiding. Deze stappenplannen dienen als snelle referentie en zijn erg prettig tijdens de eerste weken na de livegang.
- Tip 4: schakel hulp in
Trainen is een vak apart. Een deskundige medewerker is niet automatisch de beste trainer. Overweeg om professionele hulp in te schakelen. Solmate traint diverse gebruikersgroepen binnen ERPx en zorgt ervoor dat per groep de juiste trainingsmethodiek wordt toegepast. Dit garandeert dat alle medewerkers, ongeacht hun leerstijl, goed worden voorbereid op het werken met het nieuwe systeem.
Wil je meer weten over de voordelen van een goede training? Lees Diana's blog over het belang van tijdige opleiding: voorkomen is beter dan genezen.
