E-facturen nemen een vlucht. Deze manier van facturen versturen en ontvangen is sneller, goedkoper, veiliger en nagenoeg foutloos. Sinds 18 april 2019 is het al verplicht bij de Rijksoverheid, decentrale overheden en andere aanbestedingsplichtige organisaties om e-facturen in Europees formaat te ontvangen en verwerken.
Toch zien we in de praktijk dat de meeste facturen nog steeds verstuurd worden via een pdf in een e-mail. Het verwerken van facturen vindt daardoor handmatig plaats. Dit kost natuurlijk meer tijd en is bovendien foutgevoelig. Het wordt tijd dat e-facturatie ook ingeburgerd raakt in het bedrijfsleven.
Je kunt e-facturen genereren in Unit4 Financials. Wij hebben dit getest en beoordeeld in de Continuous Release versie 2021 Q3. In deze blog delen we onze bevindingen.
Hoe werken e-facturen?
E-facturen lever je aan in UBL-formaat (Universal Business Language). Dit is een gestructureerd XML-formaat dat zonder extra handelingen (denk aan scannen en controleren) wordt ingelezen in het boekhoudpakket. Het grensoverschrijdend ontvangen en verzenden van e-facturen en inkooporders loopt via het PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) netwerk. Het aansluiten van organisaties op dit netwerk kan via serviceproviders zoals eVerbinding.
Structured Output
Om e-facturen te genereren gebruik je de module Structured Output. Binnen Structured Output richt je een manipulatiestambestand in met een UBL 2.1 transformatie. Hiernaast kies je een gegevensweergavecode die de verkoopfacturen ophaalt uit Unit4 Financials of de module Billing.
In het tabblad toewijzingen moet de UBL file vervolgens opgebouwd worden. Zie hieronder een voorbeeld.
Het opbouwen van de UBL file in het tabblad toewijzingen is een flinke klus, omdat de file aan specifieke standaarden moet voldoen om een valide bestand te generen. Hiervoor heb je de officiële specificaties nodig van het Peppol platform.
Afwijkende specificaties per land
Bij het programmeren van het manipulatiestambestand moet je rekening houden met de specificaties van jouw lidstaat. In Nederland gelden bijvoorbeeld afwijkende specificaties ten opzichte van bijvoorbeeld België. We werken met herkenning van de organisatie op basis van het Kamer van Koophandelnummer of het Organisatie-identificatienummer.
Deze specificaties kan je in Unit4 Financials eenvoudig programmeren als je technisch onderlegd bent en tabelkennis hebt. De mogelijkheden:
- Je kunt vaste waarden programmeren;
- Je kunt waardetekens omdraaien om een bedrag positief in het bestand te zetten;
- Je kunt directe koppelingen leggen met de velden uit de gegevensweergave (bijvoorbeeld de koppeling naar de factuurdatum of het extern factuurnummer); en
- Je kunt functies programmeren om velden flexibel te vullen.
Trial and Error
Het uiteindelijk ontwikkelen van het juiste bestand gaat meestal via trial and error. Om het bestand te kunnen valideren heb je een testtool nodig van de Nederlandse Peppolautoriteit. Het bestand is pas akkoord wanneer alle errors en warnings zijn opgelost.
Het is verstandig om met een beperkte set verkoopfacturen te testen. Dit kun je organiseren binnen Structured Output in het stambestand Proces. In dit stambestand bepaal je welke facturen geselecteerd worden op basis van het generiek opvragen selectie. In dit stambestand bepaal je ook waar de bestanden worden geplaatst. Denk hierbij aan een netwerk folder, een SFTP-folder of de interne opslagplaats van Unit4 Financials.
De UBL-facturen genereer je vervolgens handmatig met de functie ‘Proces uitvoeren’ binnen Structured Output. Wij vinden het echter verstandiger om hiervoor een geplande taak in te richten, waarmee alleen facturen worden verstuurd die nog niet eerder zijn aangeleverd.
Conclusie en aanbevelingen
- Het is uiteindelijk gelukt om een goede e-factuur uit Unit4 Financials te krijgen. Dit vereist echter de nodige kennis van het UBL-formaat, van generiek opvragen, van programmeren en van de Unit4 Financials database. Mijn conclusie is dat niet iedere organisatie dit zelf zou kunnen inrichten en extra ondersteuning daarom nodig is.
- Veel en goed testen van de bestanden is noodzakelijk. Test hierin ook verschillende varianten. Denk hierbij aan facturen met 1 regel, facturen met meerdere regels en creditfacturen.
- Het versturen van UBL-verkoopfacturen vanuit Unit4 Financials is niet voldoende. Er moet ook een contract afgesloten worden met een serviceprovider om de facturen op het Peppol netwerk te plaatsen.
- Het versturen van UBL-verkoopfacturen moet altijd via een geplande taak in Unit4 Financials worden uitgevoerd. Hiermee is het mogelijk dat alleen facturen worden verzonden die niet eerder zijn aangeleverd.
- Het genereren van UBL’s voor verkoopfacturen werkt het beste in de meeste recente versie van Unit4 Financials. Dat is de Continuous Release versie. Hierin zitten ook extra validatiemogelijkheden die een bestand al af- of goedkeuren voordat het op het Peppol netwerk is geplaatst.
- Het automatisch generen van UBL’s vanuit de module Billing wordt ondersteund vanaf Continuous Release 2021 Q4.
- Het onderwerp ‘e-factureren’ zit nu duidelijk in de versnellingsfase. Wacht daarom niet te lang met het implementeren hiervan.
Meer weten over e-facturatie?
Neem dan gerust contact met ons op via onderstaande button.
