In eerdere blogs in deze serie over Unit4 ERP hebben we al Relaties en Attributen en rekeningregels benoemd. Zit dit nog vers in het geheugen?
In dit blog gaan we het hebben over workflows. In iedere organisatie worden er werkafspraken gemaakt, bijvoorbeeld over de manier waarop een factuur moet worden ingeboekt. Desondanks blijkt in de praktijk dat niet iedereen de facturen volgens afspraak verwerkt. Met geautomatiseerde workflow dwing je dit af. Die stappen bepaal je namelijk van te voren.
Basis workflow in Unit4 ERP
Hoe kunnen organisaties met Unit4 ERP een eenvoudige workflow opzetten? In onderstaande afbeelding wordt een workflow weergegeven voor het goedkeuren van een declaratie. Er kan binnen Unit4 ERP op zowel stamdata als op transacties een worfklow worden gerealiseerd. Denk bij stamdata aan crediteuren, debiteuren, projecten, medewerkers enzovoorts. Onderstaand is een voorbeeld van een transactie workflow.
Iedere workflow is gekoppeld aan een elementtype. Daarmee stuur je binnen Unit4 ERP de transactie de juiste workflow in. Registreer je een boeking in het registratiescherm van grootboektransacties, dan wordt de workflow Grootboektransacties geactiveerd. Registreer je een inkomende factuur, wordt de workflow Inkomende facturen geactiveerd.
Binnen ieder elementtype kan je heel flexibel instellen welke informatie je in een workflow taak wilt tonen of op welke criteria je een gebruikersstap wilt bepalen. In ons voorbeeld wordt bepaald of het type een declaratie of overige boekingen betreft.
Or-Split: keuze transacties
Een Or-Split wordt gebruikt om een splitsing in de workflow te realiseren. Hiermee bepaal je bijvoorbeeld of er wel of geen goedkeuring plaats moet vinden voor een bepaald type transactie.
In bovenstaande afbeelding is de conditie ingesteld op het type transactie. Er wordt op tabel- en kolomnaam gedefinieerd, in dit geval dus de voucher_type. Hiermee wordt bepaald wat de volgende stap in de workflow gaat worden, of, zoals in het voorbeeld van de declaratie, het einde van een workflow kan bepalen.
Distributieregels voor werkprocessen
Binnen de distributieregels geef je de routering aan voor de gebruikersstappen binnen de werkprocessen. Een regelgroep bevat één of meerdere distributieregels. De regelgroep ‘declaratie’ wordt bijvoorbeeld gebruikt om goedkeuring te verlenen aan een declaratie. Je stelt in hoe de goedkeurder bepaald wordt. De volgende afbeelding laat zien hoe dit gerealiseerd wordt:
Hierin zie je dat de medewerker die gekoppeld is aan de kostenplaats, waarop je de boeking registreert, de workflow taak zal ontvangen om goed te keuren.
Gebruikersstap: stappen koppelen aan regelgroepen
In de gebruikerstappen bepaal je aan welke regelgroep de stap gekoppeld is en hoe de stap gebruikt wordt. Bijvoorbeeld: de gebruikersstap “Goedkeuring declaratie” koppel je aan de regelgroep “Declaratie”. Als voorbeeld:
De ontvanger van de taak kan vervolgens deze goedkeuren of afkeuren. Dat zal ook gedefinieerd moeten worden. Een afkeuring leidt ertoe dat de workflow de taak leidt naar een correctiestap. Hiermee kan de invoerder de boeking corrigeren en opnieuw de worfklow initiëren tot deze wel wordt goedgekeurd.
Volgende blog: attributen
In deze blog hebben we de mogelijkheden van Unit4 ERP met betrekking tot workflow uiteen gezet. Attributen zijn in bijna elke blog over Unit4 ERP ter sprake gekomen en is daarom het onderwerp van de volgende blog.
