Jouw organisatie heeft gekozen voor een nieuw financieel pakket: een ERP-systeem. In de vorige blog ‘verandering kost tijd’ benadrukte ik hoe belangrijk het is om voldoende tijd vrij te maken voor de medewerkers die aan het project werken. In deze blog bespreek ik een veelvoorkomende valkuil: de impact van keuzes in jouw procesinrichting. Nog belangrijker: ik leg je uit hoe je deze valkuil kunt vermijden of overwinnen.
De implementatie-consultant heeft de mogelijkheden in het systeem laten zien en deze voor je ingericht. Alles lijkt logisch en klinkt goed. Je hebt toegang tot het systeem en de inrichtingskeuzes zijn gedocumenteerd. Het pakket staat klaar op basis van deze keuzes.
Je hebt je mouwen opgestroopt en bent klaar om in het systeem aan de slag te gaan. Maar zodra je zelf aan de knoppen zit, merk je dat het toch niet helemaal is zoals je voor ogen had. Hoe kan dat?
Bewaak de rode draad
Het is van essentieel belang dat je begrijpt hoe beslissingen de inrichting van het systeem beïnvloeden en hoe dit past in het grotere geheel. De informatiebehoefte van je organisatie is daarbij de rode draad. In de vorige blog van deze serie vergeleek ik dit proces met het leren van een nieuwe taal. Dit geldt ook voor ERP-inrichting, wat anders verloopt dan bij een traditioneel financieel pakket. We denken in processen en het is belangrijk om deze nieuwe manier van werken te begrijpen en te integreren.
Hoe stap je over deze valkuil of klim je weer uit?
Je hebt de vorige valkuil vakkundig ontweken en een representatief projectteam samengesteld met alle disciplines aan boord. Je hebt je medewerkers vrijgemaakt en dus voldoende tijd, maar toch stap je in deze inrichting-valkuil. Hoe goed het team ook is, het begrijpen van een nieuw systeem kost energie en inzicht. De ene collega ontdekt het systeem snel, terwijl de andere worstelt met de informatie.
Een aantal tips:
1. Houd de rode draad scherp en stel vragen
Het is cruciaal om de rode draad van je ERP-implementatie scherp te houden. Dit betekent dat je continu de impact van beslissingen op het gehele systeem moet overzien en begrijpen hoe deze keuzes aansluiten bij de informatiebehoefte van jouw organisatie. Stel daarom altijd vragen tijdens het proces. Dit voorkomt misverstanden en houdt het team betrokken en geïnformeerd.
2. Plan regelmatig interne projectmeetings
Regelmatige interne projectmeetings zijn essentieel om iedereen op één lijn te houden en ervoor te zorgen dat inrichtingskeuzes goed worden begrepen en geaccepteerd. Tijdens deze meetings kunnen de gemaakte keuzes worden besproken en getoond, waardoor het team inzicht krijgt in de impact ervan op het totale systeem. Dit zorgt ervoor dat eventuele problemen of misverstanden tijdig worden opgelost.
3. Deel wijzigingen actief binnen het interne projectteam
Het is belangrijk dat alle wijzigingen en updates in het ERP-implementatieproces actief worden gedeeld met het interne projectteam. Dit bevordert transparantie en houdt iedereen op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Door wijzigingen direct te communiceren, kunnen aanpassingen snel worden doorgevoerd. Dit gezamenlijke begrip zorgt voor een efficiënter verloop van het implementatietraject.
4. Haal expertise aan boord
Experts helpen bij het beantwoorden van vragen, ondersteunen bij complexe keuzes, en begeleiden je door het hele proces. Hun externe kennis zorgt voor een beter begrip van het systeem en voorkomt dat je vastloopt. Bovendien brengen ze best practices mee die je organisatie helpen om de juiste beslissingen te nemen.
Schakel tijdig hulp in
Voor jouw organisatie is het implementeren van een nieuw financieel systeem geen dagelijkse kost. Ook projectmatig werken kan nieuw zijn voor je medewerkers. Door tijdig hulp in te schakelen bij zo'n groot project creëer je rust, overzicht en tijd.
Solmate heeft de expertise om je proactief te ondersteunen bij inrichtingsvraagstukken en je doelstellingen scherp te houden. Ze kennen het klappen van de zweep en zijn experts in implementaties, zowel aan de leverancierskant als aan de klantkant.
Nieuwsgierig hoe wij hebben bijgedragen aan de ERPx-implementatie bij gemeente ’s-Hertogenbosch? Lees het interview hier terug.
