#4 Automatiseren met Crescendo: configuraties

Vraag jij je weleens af of je Crescendo efficiënter kunt gebruiken dan je nu doet? Het antwoord is: waarschijnlijk wel!

De afgelopen maanden hebben we geschreven over het opvolgingsdocument, het beheer en inrichten van filterregels en het werken met bijlagen. We gaan in deze laatste blog kijken hoe deze onderwerpen met elkaar verbonden zijn als het gaat om het automatisch verwerken van (delen van) het bankafschrift. Alle onderwerpen zal je weer even voorbij zien komen. Mocht je de vorige blogs gemist hebben, lees deze dan zeker even terug.

Automatiseren met Crescendo

Om te automatiseren met Crescendo hebben wij in deze serie verschillende onderwerpen aangehaald. In de serie hebben we gekeken naar een inrichting om de handmatige handelingen in het originele bankafschrift te reduceren. Zo heb je hier geen werk meer aan.

En als je geen werk meer hebt aan je originele bankafschrift, waarom laat je Crescendo het originele bankafschrift dan niet automatisch doorboeken naar Financials?

Bovenstaande instelling is per bankrekening op te geven in de Bankafschrift stambestanden van Crescendo.

Samenhangende configuratie van de nieuwe werkwijze

Het opvolgingsdocument
In het eerste blog keken we naar het opvolgingsdocument. Op het moment dat je een bankrekening automatisch doorboekt naar Financials is het noodzakelijk om te werken met opvolgingsdocumenten. In het opvolgingsdocument komen de bankafschriftregels terug die niet direct toegekend kunnen worden, denk bijvoorbeeld aan bankafschriftregels zonder een factuurnummer. Dit zijn posten die je moet uitzoeken. Welke posten terugkomen in je opvolgingsdocument, wordt bepaald in de configuratie van je filterregels.

Het beheer en inrichten van filterregels
Bij het inrichten (en beheren!) van je filterregels moet je stil (blijven) staan bij het automatisch verwerken van je originele bankafschrift. In het tweede blog hebben we enkele voorbeelden gegeven die duidelijk maken hoe je filterregels kan inrichten. Door een nieuwe filterregel eerst actief te laten zijn in een opvolgingsdocument kan de werking van de filterregel getest en eventueel verbeterd worden. Zodra dit aan de verwachtingen voldoet, pas je het domein van het filter aan naar het originele bankafschrift. Hiermee zijn in je originele bankafschrift alleen filterregels actief waarvan de verwerking volledig is.

Het werken met bijlagen
Het laatste onderwerp in de serie is het werken met bijlagen. De bijlage bankafschriftregels staan op je originele bankafschrift en deze kun je middels PaymentID automatisch koppelen.

In de huidige versie van Crescendo is het (nog) niet mogelijk om automatisch gekoppelde bijlagen direct door te boeken naar Financials. Als een document automatisch wordt geboekt, wordt de bijlage automatisch gekoppeld in het opvolgingsdocument.

Voor het automatisch verwerken van een bankafschrift is het automatisch koppelen van bijlagen niet noodzakelijk, maar het zorgt natuurlijk wel voor tijdsbesparing en het voorkomen van fouten binnen het verwerken van het bankafschrift. In een van de volgende versies van Crescendo maken we het daarom mogelijk om automatisch gekoppelde bijlagen direct door te boeken naar Financials.

Optioneel: Automatische aanlevering van bankafschriften

Nu we je hebben meegenomen in de configuraties en aandachtspunten binnen Crescendo willen we de focus verleggen naar de partij die de bankafschriften aanlevert: de bank. In samenwerking met de bank kan je als organisatie een verbinding met de bank maken. Via deze koppeling kan de bank dagelijks de bankafschriften aanbieden. Deze bestanden moeten vervolgens in de folder geplaatst worden waar Crescendo deze verwacht. Zodra de bankafschriften in deze folder staan, zal Crescendo deze oppakken en inlezen.

Indien deze verbinding is ingericht kunnen bankafschriften automatisch verwerkt worden richting Financials. Daarmee kan het eerste deel van het bankafschrift al verwerkt zijn voordat er ingelogd is!

Nieuwe werkwijze samengevat

• Het werken met opvolgingsdocumenten is vereist.
• Automatische aanlevering van bankafschriften zorgt dat delen van het bankafschrift al verwerkt zijn buiten kantooruren.
• Het deel dat automatisch verwerkt kan worden, wordt vergroot door stil te (blijven) staan bij de inrichting van je filterregels.
• Automatisch koppelen van bijlagen biedt voordelen in het kader van tijdsbesparing en het correct koppelen van de juiste bijlage.
• Door in een opvolgingsdocument de overige bankafschriftregels te verwerken, wordt de gebruikte tussenrekening bijgewerkt.

Wil je meer weten over onze werkwijze of kunnen we met de implementatie helpen?
Neem dan gerust contact met ons op via onderstaande button.