Automatisch bankafschriften doorboeken met Crescendo en Unit4 Financials by Coda, het kan. Door optimale inrichting van de software, kun je de handmatige handelingen in het originele bankafschrift reduceren. En als je geen werk meer hebt aan het originele bankafschrift, waarom laat je Crescendo deze dan niet automatisch doorboeken naar Coda? Dat dacht CM.com ook.
CM.com levert cloudsoftware voor Conversational Commerce. Het stelt bedrijven in staat een superieure klantervaring te leveren aan miljarden consumenten wereldwijd. Dit doen ze middels messaging kanalen als SMS, Voice, Whatsapp, maar ook software producten als de Mobile Marketing Cloud en Mobile Service Cloud. Daarnaast biedt CM.com o.a. Ticketing en een Payment platform. Dat betekent dat ze bankieren over de hele wereld. Een proces dat gebaat is bij automatisering in het financiële proces.
We spreken met Dennis Hoogenboom, Paul Veldman en Dave van der Zwan van CM.com. Dennis is de Lead Accounts Payable, Dave is de Head of Treasury en Paul is de Application Manager. Samen met onze consultant Thomas van den Dongen hebben zij de afgelopen anderhalf jaar gewerkt aan de optimalisatie van Crescendo en het automatisch doorboeken van de bankafschriften naar Unit4 Financials by Coda.
Aanleiding voor automatisering
Anderhalf jaar geleden had CM.com nog 500 medewerkers, maar inmiddels is dit doorgegroeid naar meer dan 1000. Dit betekent dat automatisering niet meer een vraag, maar een eis is. Paul is als Application Manager erg tevreden over de automatisering van de bankafschriften met Crescendo: “Het is mijn doel om de systemen zo goed mogelijk te laten werken voor de medewerkers. Een business kan verder groeien, maar Finance kan niet onbeperkt meegroeien. Dus dan heb je goede software nodig die een deel van het proces overneemt. Daar helpt Crescendo bij. Zo zijn we ook klaar voor verdere groei.”
Dave, Head of Treasury, ziet dat niet-geautomatiseerde taken binnen Finance vaak repetitief zijn. “Door te automatiseren, wordt het werk voor collega's veel leuker. Ze kunnen zich meer focussen op inhoud en analyse, in plaats van op herhalend werk,” vertelt hij. Daarnaast zorgt automatisering ervoor dat je meer werk gedaan krijgt met minder mensen. Een extra voordeel: machines maken –als ze goed zijn afgesteld- minder fouten dan mensen. Dat ziet ook Dennis, Lead Accounts Payable: “Als mensen repetitieve handelingen doen, worden ze minder scherp. Een systeem behoudt altijd zijn scherpte.”
Daarom hebben zij met Solmate-consultant Thomas Unit4 Financials by Coda in combinatie met Crescendo geoptimaliseerd en waar mogelijk automatiseringen doorgevoerd. Zo worden bankafschriften van bepaalde bedrijven automatisch doorgevoerd én verwerkt het systeem buiten kantooruren de boekingen. Daardoor worden betalingen nu sneller verwerkt en dát is weer goed voor de klantrelatie.
Interessant optimalisatieproces
Een optimalisatieproces kan vrij complex, maar ook interessant zijn. Er zijn veel collega's bij betrokken en die moet je ook in de nieuwe werkwijze betrekken. Paul: “Mensen zijn gewend om op een bepaalde manier te werken. Het kost tijd om het vertrouwen te krijgen in de automatisering.” Dat ziet Dave ook terug in zijn werk. “Ik merk soms een angst om het vertrouwde los te laten. Aan de andere kant vind ik niet automatiseren risicovoller dan wel automatiseren. Door te automatiseren zijn er minder menselijke fouten én heb je meer tijd over voor een goede controle.”
Het optimalisatieproces ging niet zonder hort of stoot. CM.com bankiert namelijk wereldwijd en niet iedere regio regelt bankafschriften op dezelfde manier. “Je zou zeggen: ieder afschrift is hetzelfde. Maar helaas is dat niet zo”, zegt Dennis. “Vooral de niet-Europese bankrekeningen hebben hun afschriften op een andere manier ingedeeld. Het was dus even puzzelen voor CM.com en voor Solmate om al die veranderingen mee te nemen in het systeem. Uiteindelijk is dat goed gelukt en kunnen we ons vooral met de uitzonderingen bezighouden.”
Tijdswinst is het grootste voordeel
CM.com merkt vooral een grote tijdswinst door de automatisering: zeker een halve werkdag per week. Dennis vertelt: “We hoeven nu alleen nog naar de uitzonderingen te kijken. Problemen worden eerder gesignaleerd en we kunnen ons daardoor richten op betere service. We krijgen meer ademruimte om de beste kwaliteit te leveren.”
Voorheen werden afschriften en boekingen handmatig verwerkt. Dat leverde soms menselijke fouten op. Ook met een geautomatiseerd proces gaat er af en toe wat mis, al is dat wel veel minder het geval. “De gevallen die nu nog misgaan, zijn kansen om de software verder te optimaliseren,” zegt Dennis. “Het liefste brengen we de uitzonderingen terug naar één procent.”
Werken met Thomas en Solmate
Dave, Dennis en Paul zijn te spreken over het consultancywerk van Solmate en Thomas in het bijzonder. “Thomas denkt met ons mee, dat is heel prettig. Hij is kritisch en eigenwijs –maar wel op een goede manier. Als wij denken: dat gaat toch nooit werken? Dan probeert Thomas het toch voor elkaar te krijgen”, vertelt Dennis. “En helaas heeft hij ook best vaak gelijk”, voegt hij lachend toe.
Ze zijn het er alle drie over eens: Thomas past goed bij CM.com. Hij werkt zelfstandig en ligt goed in het team. Daarnaast brengt hij veel kennis mee. Paul: “Solmate, en daarmee ook Thomas, heeft veel inhoudelijke kennis in huis. Ze proberen het wiel niet opnieuw uit te vinden. Thomas kijkt naar best cases in andere projecten en zoekt naar mogelijkheden om dat bij ons toe te passen.”
Wat brengt de toekomst van CM.com?
Binnen CM.com zijn er ideeën genoeg om verder te automatiseren. Zo droomt Paul van het verder automatiseren van betalingen. “Ik zou graag geen facturen in pdf-vorm meer willen sturen, maar als een code die mensen met hun telefoon kunnen scannen. Dat zou betalingen verrichten zo veel makkelijker maken! ”
Dave wil graag het uitgaande betalingsverkeer van CM.com verder automatiseren. Nu moeten collega's nog handmatig inloggen met verschillende tokens. “We genereren nu een betaalbestand waar verschillende stappen voor nodig zijn: oppakken, uploaden en verwerken. Het liefste zou ik een telbestand genereren waar bij de verwerking geen mens meer aan te pas hoeft te komen. Dat zou voor mij wel een bijna-holy grail zijn.”
Automatiseren met Solmate
CM.com heeft plannen genoeg om de volgende stap te zetten in hun automatische financiële processen. Wil jij ook graag (hulp bij) automatiseren? Eerder schreven we een inhoudelijke blogserie, waarmee je zelf Crescendo kan optimaliseren. Hierin bespreken we onder meer het opvolgingsdocument, de filterregels, werken met bijlagen en configuraties.
Wil je graag advies op maat of weten wat Solmate voor jou kan betekenen? Neem dan contact met ons op. Dan kijken we samen hoe we het meeste kunnen halen uit jouw systemen.
